病院内での無駄な会議”カンファレンス”で時間浪費していませんか
大雑把には分ければ、会議体には、拡散する会議、収束する会議、共有する会議の3種類あります。
まず一つ目に、拡散する会議は、明確な答えは無いため、何を達成したら終了するのか、前もって参加者で決めておくことが大切でしょうね。コーチング技法を学んでいるだけで、良い会議が運営できると思います。
2つ目に収束する会議は、結論を決める事が主な目的です。横道に逸れないように、コーディネーターの腕の見せどころだと思います。必要なスキルとしては、ファシリテーション技法が一番重要でしょう。
3つ目は、共有する会議です。別の視点で考えれば、報告しか聞かない会議という認識です。個人事の報告しか聞かないのであれば、その会議自身が必要ないかもしれないという事です。単に聞くだけなら、わざわざ時間を設定する必要はないですよね。自発的にその情報を確認してもらう仕組み必要ですが、全員の時間を調整する努力が無駄でしょう。
弊社の場合であれば、基本的に可能な限り、会議は設定しないというルールがあります。ほとんどを日常業務の中で完了させて、不必要なホウレンソウは徹底的に排除しています。マネジメントする立場としては、数多くの会議を設定して、報告を受けたい気持ちは分かりますが、ある部分で任せるという視点が非常に大きいと思います。単なる報告会なら、出来るだけ開催しないようにしましょう。
情報共有のためであれば、会議というツールではなく、少ない情報の場合、ホワイトボードに書くことで充分です。長い場合は、ITを活用して文書にて共有するなどで対応可能でしょう。弊社の場合は少人数なので試したけど使ってないのですが、中人数ならチャットワークとか便利だと思います。院内であれば、掲示板システムなど電子カルテやその他情報システムの中で完備されているので、それを利用するだけで完了します。メンバー向けのメーリングリストや院内SNSなどを使って、誰が確認したのかチェックすることも可能なので、より良いITを使ってください。
個人的に会議を重要度で分類すると、拡散系＞収束系＞報告系 です。出来るだけ、拡散系の会議に時間をさけるような組織づくりを心がけたいです。
